Onderscheid tussen verschillende soorten verspillingen met lean HR:

  • overproductie
    • We geven de klant méér diensten dan nodig. Bijvoorbeeld aan managers maandelijkse HR-overzichten aanbieden terwijl deze ze niet gebruiken. Maar ook zaken dubbel doen: bv papier én digitaal dossier bijhouden;
  • vervoer
    • Zoeken naar collega’s, lopen naar experts op andere verdieping. Allerlei HR-formulieren die voor ondertekening heel de organisatie doorgestuurd worden;
  • voorraad
    • Voorraad dossiers, aanvragen of brieven. Ongelezen mails. Openstaande mutatieverzoeken. Opsparen declaratieformulieren (ter ondertekening);
  • wachten
    • Wacht op informatie en/of goedkeuring. Wacht op verklaring goed gedrag bij indiensttreding;
  • overbewerking
    • Onnodige informatie verwerken. Dezelfde informatie op meerdere plekken vastleggen. Iedereen werkt met eigen Excel-overzichten;
  • fouten
    • Vergissingen maken, verkeerde informatie toch verwerken (rework). Formulieren (bv mutatie) verkeerd of onvolledig invullen;
  • beweging
    • Informatie (bv personeelsregelingen) na moeten vragen of op moeten zoeken, omdat deze niet is vastgelegd. Gebruik van systeem: veel handelingen voordat informatie verwerkt is;
  • talent niet benutten
    • Medewerkers niet op eigen (kennis)niveau ingezet. Vaardigheden uit trainingen onvoldoende benutten. De focus ligt op administratie/ rework/ klachten in plaats van het echte werk uitvoeren.

HR kan dit soort verspillingen achterhalen door het gesprek aan te gaan met het management, de medewerkers en met de eigen afdeling over de geleverde HR-dienstverlening en de manier van uitvoering bij HR-taken. Dit vraagt een kwetsbare opstelling van HR.

stapel-dossiers

Eigen bevindingen van HR-verspillingen zijn bijvoorbeeld:

  • Vacatures op de website die al lang niet meer vacant zijn;
  • Geen interne opvolging voor cruciale vacatures;
  • Geen prijsafspraken gemaakt met externe bureau’s;
  • Werkende nieuwe medewerkers waarvoor nog geen arbeidsovereenkomst is gemaakt;
  • Contracten in het dossier zonder handtekening;
  • Niets doen met medewerkerstevredenheidsonderzoeken;
  • Niets doen met beoordelingsoutput;
  • Jaarlijks beoordelen, zonder gemaakte afspraken van de voorgaande beoordeling daarin mee te nemen;
  • Slechte dossieropbouw;
  • Onnodig verloop van talent (bv omdat HR talent niet in kaart heeft gebracht en hen niet voldoende uitdaagt);
  • Te weinig aandacht aan zieke medewerkers;
  • Allerlei overlegvormen zonder nut/structuur/agenda;
  • Het sturen van bevestigingsbrieven waar niemand op zit te wachten;
  • Bureaucratisch: overal een handtekening voor willen;
  • Zaken dubbel doen. Vooral door het gebruik van losse e-HRM systemen;
  • Veel tijd kwijt zijn met uitzonderingen door niet te standaardiseren;
  • Procedures en regelingen opschrijven in handboeken die vervolgens door niemand gebruikt worden;
  • Geen of onbetrouwbare HR-rapportages/HR-analytics;
  • Gebruik maken van losse Excel-rapportages en definities verschillend gebruiken;
  • Brandjes blussen in plaats van de oorzaak van problemen aanpakken.

Door dit soort verspillingsvoorbeelden is HR veel tijd kwijt met allerlei operationele zaken en met het herstellen van fouten. Hierdoor heeft HR geen tijd meer voor het echte HR-werk. Met de lean aanpak kunnen dit soort verspillingen bij de bron worden aangepakt en zal HR slimmer gaan werken. De kwaliteit van HR-dienstverlening gaat omhoog en de werkdruk verlaagt.

like