Werkprocessen

Werkprocessen bestaan uit een aaneenschakeling van activiteiten en taken die mensen binnen een organisatie uitvoeren om tot een product of dienst te komen. Al het werk is in te delen in procestaken, die samen de werkprocessen vormen.

Om zeker te zijn dat procestaken goed uitgevoerd worden, worden mensen verantwoordelijk gemaakt. Zij hebben een (proces)rol binnen het werkproces. Omdat het proces uit meerdere taken bestaat, kunnen binnen  één proces ook meerdere rollen betrokken zijn. Zo kan bij het indienen van een declaratie door de medewerker, naast HR, ook de salarisadministratie en de manager als rol betrokken zijn.

“Een proces gaat vaak over afdelingen heen. Afdelingen samen zijn dus verantwoordelijk voor de kwaliteit ervan.”

 

Procesdenken

Wij hebben het hier over procesdenken, de basis van Lean. Bij procesdenken staat niet de activiteit of de taak centraal, maar gaat het om het gewenste resultaat van de aaneenschakeling van taken. In het voorbeeld van het declaratieproces gaat het erom dat HR zich niet alleen richt op de eigen taken. HR moet zicht hebben op het totale declaratieproces, zodat een vlotte, correcte betaling van de declaratie aan de medewerker kan plaatsvinden.

Door processen in kaart te brengen (procesmapping) wordt inzichtelijk gemaakt wat een procestaak toevoegt aan het uiteindelijke product of de uiteindelijke dienst en hoe goed taken op elkaar zijn afgestemd. Uiteraard wil de organisatie geen processtappen die niets toevoegen. Daarom moeten werkprocessen slim ingericht worden. Dat kan met Lean.

 

HR processen

Ook HR werkt met processen die met Lean slimmer ingericht kunnen worden.

Vaak zijn HR-processen georganiseerd rondom de in,- door- en uitstroom van werknemers. Denk aan HR-processen als werving & selectie, indiensttreding, ziekteverzuim, training & opleiding, beoordeling, talentmanagement of uitdiensttreding.

Niet ieder HR-proces is op dezelfde wijze ingericht. Zo kent een werving- en selectieproces relatief veel goedkeuringsstappen en zal een opleidingsproces veel administratieve handelingen bevatten. Bij een ziekteverzuimproces staat juist het samenwerken (van verschillende partijen aan de re-integratie van de zieke medewerker) centraal.

“Wat met Lean geoptimaliseerd kan worden, hangt sterk af van het soort proces.”

 

HR-processen verbeteren

Verbetervoorstellen komen pas tot zijn volle recht als samen met betrokken medewerkers (de betrokken procesrollen), kritisch gekeken wordt naar de werkprocessen. Om de kosten van de werkprocessen laag te houden, mogen deze processen geen handelingen bevatten die niets toevoegen. Iedere handeling moet dus meerwaarde hebben.

Inzicht hebben in de werkprocessen, zorgt ervoor dat die overbodige handelingen naar boven komen drijven. Hierdoor komt verbetering snel binnen handbereik. Organisaties krijgen dit inzicht door betrokken medewerkers zelf de probleempunten te laten identificeren. Zij kennen én ervaren de praktijk als geen ander en kunnen deze punten, denkende vanuit de operatie, goed traceren.

Inzicht krijgen in processen en rollen zorgt voor transparantie en eyeopeners. Juist voor HR zijn grote winsten te behalen. Bijvoorbeeld in het aantal keren dat goedkeuring plaatsvindt. Dit kan vaak sterk verminderd worden.  Zoals het voorbeeld van declaraties. Moet iedere declaratie geaccodeerd worden, of spreek je af dit alleen voor declaraties boven 10 euro te doen?

“Dankzij Lean kunnen er grote winsten behaald worden met kleine aanpassingen. Het afhandelen van een proces versnelt hierdoor aanzienlijk en de organisatie wordt succesvoller!”