Het toepassen van lean is voornamelijk een ontwikkelweg van de organisatie, de afdeling en het team. Er zijn heel veel lean tools ontwikkeld. Vaak zijn deze niet kant en klaar te gebruiken, maar moeten worden aangepast aan de situatie waarin ze worden toegepast. Op deze pagina worden enkele tools aangeboden, die goed toepasbaar zijn op HR en eerder met succes zijn gebruikt bij lean projecten. Ze dienen enkel als voorbeeld en ter inspiratie.

 Hoe start ik lean met mijn team?

Een vraag die ik vaak hoor terugkomen bij managers en teamleiders is: hoe neem ik nu mijn team mee als we starten met lean? Ik adviseer dan meestal om eerst inzicht te krijgen. Een paar tips:

Tip 1

Start zo praktisch mogelijk en begin bijvoorbeeld met de 5S methode: het organiseren van de werkplek. Medewerkers zien snel resultaat en leren zo de basis van de leanfilosofie te begrijpen in relatie tot de organisatie. Ook medewerkers laten fotograferen of filmen van wat zij zien aan verspilling, dat vervolgens te bespreken om te kijken wat en te laten nadenken hoe er verbetert kan worden,  is een mooie aftrap.

Tip 2

Ga aan de slag met de waardestroomanalyse. Dat zorgt ervoor dat medewerkers het werk en het proces steeds beter begrijpen in termen die voor de klant belangrijk zijn.

Tip 3

Ga aan de slag met het zoeken naar “modder” op de afdeling. Dat zorgt ervoor dat medewerkers verspilling in processen herkennen en na gaan denken over de oorzaken daarvan.

Inhoud toolkit

In deze toolkit treft u lean tools aan die gebruikt kunnen worden om een start te maken met lean HR. Naast een beschrijving is per tool een voorbeeld toegevoegd hoe de tool in de praktijk eerder is toegepast. Veel van deze praktijkvoorbeelden zijn afkomstig van Brabant Zorg.  In die voorbeelden staan lean zorgprocessen centraal, maar de tools kunnen ook toegepast worden op HR.

5S is een methode die gebruikt wordt om de werkplek op een slimme manier te organiseren. Daarnaast helpt het bij continu verbeteren van werk.

Praktijktoepassing 5S

Modder is alles wat tijd, geld en energie kost en geen waarde voor de klant oplevert. Binnen een kantooromgeving, bijvoorbeeld HR, zijn verschillende moddersoorten te vinden. Met deze oefening gaat het team op zoek naar modder en leert hiermee klantdenken en anders te kijken naar het eigen werk.

De lean methode ‘Waardestroomanalyse’ is een analysemethode om een proces te verbeteren en bovendien slimmer en slanker te maken door te kijken naar alle stappen in het huidige proces.

Praktijktoepassing waardestroomanalyse

Met het Herontwerp van processen, het vervolg op de Waardestroomanalyse, samen met het team de gewenste situatie in beeld brengen en de stappen die daarbij horen beschrijven.

Praktijktoepassing herontwerp

Het visgraatdiagram, ook het oorzaak-gevolg-diagram, helpt om gezamenlijk alle factoren van een probleem in kaart te brengen en de daadwerkelijke oorzaak bij de bron aan te pakken.

Praktijktoepassing visgraatdiagram

De 5 x waarom?-methode is een analysemethode waarmee met doorvragen de oorzaak en het gevolg van een probleem geïdentificeerd wordt.

Praktijktoepassing 5x waarom

De Pareto-analyse, of de 80/20 regel, helpt bij het aanbrengen van focus op zaken die er werkelijk toe doen.

Praktijktoepassing Pareto analyse

Als team knelpunten én verbetermogelijkheden zichtbaar maken en ermee aan de slag gaan met behulp van een verbeterbord.

Praktijktoepassing verbeterbord

Een Gemba Walk is een managementtool én een managementactiviteit in het kader van continu verbeteren. Een Gemba Walk is een dagelijkse wandeling over de werkvloer door de leidinggevende.

Deze lean managementtool helpt bij het continu verbeteren van processen in uw organisatie. Teamprestaties en werkverdeling worden visueel gemaakt en gedeeld met elkaar. Zo is sneller in te spelen op veranderingen en verspillingen.


Meer weten?